Ah, as famosas to-do lists! Quem é que não adora fazer listas e ir riscando as tarefas?
As listas de tarefas são, na verdade, a chave para uma maior eficiência. Com boas to-do lists,
nunca mais nos esquecemos de um prazo, de um projecto importante, ou
das mil e uma pequenas coisas que queremos fazer mas que invariavelmente
acabamos por esquecer... As listas de tarefas poupam tempo e aumentam a
nossa produtividade. Listas em papel ou digitais, num caderno ou no
telefone, tanto faz - mas se ainda não tens o hábito de fazer to-do
lists, começa agora, seguindo estes simples passos:
1. Pega num pedaço de papel e faz um brain dump,
ou seja, escreve todas as coisas que tens que fazer, desde grandes
projectos até pequenas tarefas. Inclui tarefas muito importantes e menos
importantes, tarefas urgentes e não urgentes. Escreve tudo o que te
vier à cabeça!
2. Divide as tarefas pelas várias áreas de actuação da tua vida
Se ainda não pensaste nelas, este livro pode ajudar. Para teres uma ideia, as minhas áreas de actuação são: eu, casa e família, trabalho, blog.
Se sobraram tarefas que não se enquadram em nenhuma área da tua vida, o que deves fazer é eliminar essa tarefa. Um dos objectivos de fazer to-do lists é priorizar o que é importante e eliminar (ou delegar) o resto. Se tens tarefas que não são importantes para as áreas importantes da tua vida e para os teus objectivos, elimina-as!
3. A parte mais gira - escolhe uma lista!
Papel ou digital? Eu já usei papel, já usei o Toodledo, e agora uso uma combinação do Evernote e do Google Tasks. Se preferes papel, aconselho um caderno, bloco de notas, um Moleskine - mas não post-its ou outros papéis soltos (a não ser que tenhas um sistema todo giro como este ou este).
Eu prefiro to-do lists digitais por vários motivos: não me fazem peso na mala, não me esqueço delas em casa, poupo dinheiro e árvores, faço menos lixo, e posso aceder às listas digitais a partir de qualquer computador com internet ou smartphone.
Existem dezenas de aplicações deste tipo, para Windows, Mac, smartphones, desktop... é só experimentar e escolher o que mais convém. Aqui ficam algumas ideias de gestores de tarefas digitais: uns mais complexos, como Astrid, Gtdagenda, Remember the Milk, Wunderlist, Hi-task, Todoist, Producteev e claro, o meu bem conhecido Toodledo (vejam aqui e aqui como usá-lo), e outros mais minimalistas, como TeuxDeux, Paprika, MiniTask, Tasskr e, claro, o Google Tasks, que uso actualmente e aconselho para quem quer manter as coisas simples (o Gtasks dá para abrir fora do gmail e do gcal - obrigada, Luar!). Se és fã do método GTD, podes usá-lo com o Evernote, sem necessidade de um gestor de tarefas à parte.
4. Priorizar as tarefas
Quando acabaste de passar as tarefas para uma lista à tua medida, de certeza que te assustaste com a quantidade de coisas que tens ou queres fazer. Era o que me acontecia com o Toodledo - demasiadas tarefas perturbavam-me visualmente. Por isso, comecei a usar o Gtasks para as tarefas mais próximas e importantes e mantenho as master to-do lists no Evernote, tal como expliquei aqui.
Um dos meus objectivos, sendo minimalista, é simplificar as coisas ao máximo, e isso inclui não ter mil e uma coisas para fazer. Desde que pensei bem nas minhas áreas de actuação e naquilo que é realmente importante para mim, comecei a dizer não (a mim própria e aos outros) e consegui reduzir muito as minhas listas de tarefas. Basicamente, só faço aquilo que gosto e que me interessa, aquilo que é importante para nós como família e aquilo que tem mesmo mesmo que ser. Já disse não a muitas coisas que não contribuíam em nada para os meus objectivos - e tu deves começar a fazer o mesmo!
Simplifica o que puder ser feito de forma mais simples e elimina o que não interessa.
5. Começa e acaba o dia olhando para a lista de tarefas
E assim podes verificar o que tens que fazer nesse dia e priorizar as tarefas. Este passo para mim é fundamental; se chego de manhã ao trabalho e não tenho uma lista de tarefas para esse dia (ou se não olho para ela), não sei o que fazer, acabo por procrastinar e no fim do dia não fiz nada de jeito... Antes de ir embora, olho novamente para as listas de tarefas (o Gtasks e o Evernote) e para o calendário, e planeio o trabalho para o dia seguinte.
6. Aponta tudo o que te vier à cabeça
Aponta tudo o que te lembrares assim de repente, mesmo no meio de alguma tarefa importante na qual estás concentrada. De repente lembraste-te que tens que marcar uma consulta? Aponta. Tens que comprar meias pois as tuas estão todas rotas? Aponta. Tens que passar no supermercado para comprar pão? Aponta.
Tirar as coisas da cabeça é um dos pilares do método GTD e um dos maiores life-savers destes tempos apressados. É por isso que devemos levar para todo o lado um caderno ou bloco de notas... Depois, quando tiveres tempo, transforma esses apontamentos em tarefas, se realmente forem coisas importantes, elimina-os se não forem, ou guarda a informação para referência futura.
7. Revê as tarefas com frequência
Semanalmente, revê as tuas listas de tarefas. Ainda fazem sentido ou podes eliminar ou delegar alguma? Essas tarefas ainda estão de acordo com os teus objectivos ou já não te interessam? Lembra-te que, se queres simplificar a tua vida, quanto menos coisas tiveres para fazer, melhor.
Mas atenção que passear, passar tempo com a família, sair com amigos, ler, fazer exercício físico, esse tipo de actividade que fazemos com todo o prazer não se enquadra na categoria de tarefa - mas não é nada má ideia agendares blocos de tempo no calendário para fazê-las.