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Back to School: School Supplies for 2011-2012

O básico para gerenciar tarefas segundo o GTD

Estou relendo (sempre estou, mas né) o livro sobre o GTD e encontrei um trecho que vale a pena comentar e compartilhar com vocês, sobre as três premissas básicas que precisamos ter em mente ao lidar com tarefas. São elas:

1. Primeiro de tudo: se estiver na sua cabeça, sua mente não está limpa. Qualquer coisa que te preocupa ou que você deve fazer algo a respeito, ou mesmo nunca esquecer, deve ser colocada em um sistema confiável de arquivamento, ou certamente você irá se esquecer. Se não se esquecer, ficará estressada(o) desnecessariamente. Caixa de entrada vazia é um conceito que se aplica à sua mente também. A sensação de alívio e controle é tremenda.

2. Segundo: você deve deixar claros seus objetivos, compromissos e projetos, organizando-os em um sistema que te diga exatamente o que precisa fazer, em que contexto e quando. Só assim você poderá acompanhar o seu progresso e sempre saber onde está.

3. Terceiro: para estabelecer prioridades e decidir o que deve ser feito, você precisa manter um sistema confiável que ajude você. Você pode ler o texto Como definir prioridades e executar tarefas para direcionar seus projetos. Leia também Como eu utilizo o Toodledo e o GTD para ter uma ideia de como fazer. E recomendo fortemente a leitura do livro do David Allen, “A Arte de Fazer Acontecer”, que explica o método inteiro. O GTD é o método que eu uso e o Toodledo é o meu sistema de organização. Pode ser que sirva para você também.

Monica Geller

Monica Elizabeth Geller, é uma personagem do seriado americano Friends, interpretada por Courteney Cox. Maggie Wheeler testara pro papel, mas acabara fazendo Janice.

Personalidade

Mônica tem mania de limpeza, o que enlouquece seus amigos, quem a conhece sabe o quanto é perigoso tirar uma única coisa sua de ordem. Mas ao mesmo tempo mantém um quarto secreto da bagunça. É perfeccionista e compulsiva em ganhar jogos e competições.
Monica tem um relacionamento complicado ao mesmo tempo engraçado com sua mãe.

Princípios Básicos da Organização

Ninguém nasce organizado, ser organizado é uma questão de atitude, é querer ser organizado, é criar bons hábitos.

Para se ter uma boa organização deve-se seguir os seguintes princípios:

1- Planejamento – elaborar um plano de ação, isso é identificar por onde começar e separar o útil do inútil.

2- Descarte – separar as coisas em três grupos (concerto, doação e lixo)

3- Limpeza – limpar o ambiente para ser organizado

4- Categorização – após ter feito o descarte e a limpeza, organizar em grupos (tipo, tamanho, cor, uso, etc.)

5- Padronização – quis destaca isso por acha muito importante.

6- Identificação – coloque etiquetas identificando os conteúdos, como caixas, gavetas, prateleiras,etc.

7- Manutenção – manter sempre as ações e boas condições sanitárias.

8- Revisão - criar o hábito e a atitude de buscar sempre o melhor nível de qualidade, manter o cumprimento dessas etapas.

Se desprender das inutilidades, criar critérios de organização por exemplo, arrumar por tipo, cor e tamanho, no caso das roupas,

Fazer um plano de descarte Observando o que está pelos cantos a mais de 12 meses sem uso e reveja se pode descartar ou não. Quase impossível usar algo que está guardado há mais de 12 meses, principalmente roupas, salvo aquelas coisas ocasionais como:  enfeites de natal, talheres especiais, etc.

Os cinco passos do GTD

Capture tudo o que lhe chama a atenção.

Decida exatamente o que aquilo significa.

Organize os resultados no lugar certo.

Revise sempre para dar conta de tudo.

Faça tudo o que precisa – e quer – fazer.

Como se organizar com uma rotuladora

Em muitos lugares, lemos que as rotuladoras são úteis na tarefa de organizar tudo o que temos, mas não vemos uma aplciação prática delas. Criei este post com algumas ideias para demonstrar como elas podem ser realmente úteis.

• A função mais básica: rotule suas pastas de papel, plástico, suspensas, sanfonadas.
• Rotule também as caixas, arquivo morto e estoque de artigos para escritório.
• Crie etiquetas para os seus cadernos, para ficar mais fácil identificar o que há em cada um deles.
• Na cozinha, rotule vidros, potes e latas de mantimentos.
• Se você trabalha com muitas pessoas, pode rotular seus objetos de trabalho, como tesouras, grampeadores etc.
• Crie etiquetas para identificar os fios.
• Deixe pequenos avisos por aí, como “apague a luz” no quarto das crianças e outros do tipo, de acordo com a necessidade.

Como você usa a sua rotuladora para se manter organizado?

Reduzindo ao mínimo

Eu já havia comentado em um post anterior sobre limites, e na última semana me peguei com uma dor intensa no braço direito, que eu suspeito ser início de tendinite. Já tive antes. E é um sinal para pegar mais leve. Passo muito tempo no computador – o dia todo no trabalho, depois com o blog, com a monografia – e isso está pesando. Vocês devem ter notado que uns três dias nas últimas semanas ficaram sem posts, e esse é o motivo. Não consigo escrever direito no meu caderno também (é o mesmo braço), então o que eu tenho feito é reduzir.

Hoje eu tinha programado para falar de outra coisa, mas achei que esse momento atual rendia um post sobre como podemos lidar com situações estressantes, quando precisamos reduzir nossas atividades ao mínimo sem impactar de forma significativa todos os setores da nossa vida. Diariamente eu recebo e-mails e mensagens sobre o assunto, então espero que ajude quem esteja passando por um momento semelhante.

O que é prioridade?

Além de dormir, cuidar da alimentação e da minha higiene, o que é prioridade na minha vida? Minha família, meu trabalho, minha casa, minha monografia, meu blog. Muito provavelmente nessa ordem.

Quanto tenho que investir em cada coisa?

Bom, eu trabalho cinco dias por semana, oito horas por dia. Durmo entre sete e oito horas por noite. Isso me dá mais oito horas livres todos os dias, além dos finais de semana. Preciso me dedicar ao trabalho somente enquanto estiver no trabalho. Preciso dormir bem para segurar a onda durante o dia inteiro. Preciso me alimentar direitinho também.

Minha família tem meu tempo enquanto estou em casa. Posso estar fazendo outra coisa, mas nunca deixo de atender meu filho quando ele precisa, ou conversar com meu marido, por exemplo. Aproveito o tempo em que estamos juntos.

Estou reduzindo o tempo de cuidados com a casa, mas isso porque o meu marido faz a parte dele também. Não ultrapasso uma hora por dia desses cuidados. O mesmo vale para a monografia, e estou aplicando ao blog, pelo menos por enquanto.

Outras estratégias que venho adotando

• Todos os dias, faço minha revisão dos projetos no GTD com base em quatro listas: o que está agendado de tarefas para hoje, o que tenho agendado de compromissos na agenda, a lista de espera (tarefas que estou esperando de outras pessoas) e a lista de próximas ações. Como confio no meu sistema, isso basta e consigo resolver o que for mais importante naquele dia.
• Toda semana, faço a revisão dos meus projetos para ver o que está sendo deixado de lado e porquê. Configuro as tarefas para entrarem na lista de próximas ações ou em datas específicas para outras coisas, como telefonar, por exemplo.
• Quando percebo que tenho coisas demais para fazer em um só dia, faço uma lista de três delas que realmente precisam ser feitas, foco e as termino. Quando isso acontece, prossigo com as outras. Pelo menos o que é importante não é deixado de lado.
• Divido tarefas grandes em mini-tarefas, rápidas e fáceis.
• Estou dizendo “não” a muitas coisas que até são importantes para mim, mas é temporário.
• Estou diminuindo drasticamente minhas formas de comunicação no geral. Estou demorando mais para responder e-mails, meu celular fica sempre no silencioso (e não me forço a atender sempre que toca), dominuí meu contato nas redes sociais. Isso tem feito uma diferença enorme! Abrir o e-mail poucas vezes por dia também ajuda.
• Estou me forçando a dormir cedo. Antes das 23h, preciso estar na cama.
• Tenho me permitido mais tempo livre. Não sou obrigada a fazer alguma coisa a todo momento. Ontem mesmo passei metade do dia lendo.
• Estou fazendo tudo com mais calma e tentando não ter pressa. Se meus projetos estiverem organizados e tudo estiver sendo feito com o planejamento certinho, não tenho porque me estressar.
• Estou dando mais atenção às necessidades do meu corpo, que geralmente gritam “descanse!” quando eu pego muito pesado.
• Foco nos meus objetivos de curto, médio e longo prazo para ver se minhas tarefas atuais trabalham a favor deles.
• Tirei o relógio e, apesar do desespero inicial, o alívio foi enorme. Quando eu realmente precisar ver as horas, olho no computador, no celular ou no relógio em casa.
• Limpei meu desktop. Nada dá mais aflição que um desktop cheio de arquivos no computador do trabalho.
• Parei de comprar coisas. Até preciso comprar roupas, mas não consigo, pois tenho achado tudo de péssima qualidade e caríssimo, ultimamente.
• Estou comendo menos, mas isso é graças ao meu aparelho novo nos dentes.
• Escrevendo menos. =/

Tudo se resume a tirar o supérfluo, mas como decidir o que é supérfluo? Para mim, vendo o que é objetivo de longo-médio-curto prazo ou não. E para vocês?